Die Grundlagen
Der Vergabeausschuss ist der Ausschuss des Rates, der über die Vergabe von Aufträgen ab einer bestimmten Größenordnung entscheidet. Nach dem Gesetz hat der Oberbürgermeister diese Zuständigkeit. Der Rat hat aber von seiner Befugnis Gebrauch gemacht, die Zuständigkeit auf den Ausschuss zu übertragen.
Die Frage, was Inhalt der Entscheidungsbefugnis des Vergabeausschusses ist, ist nicht eindeutig bestimmt. Die Vergabe von Aufträgen ist Folge von Vorhaben. Die Entscheidung über Vorhaben trifft der Rat, ein Fachausschuss oder der Oberbürgermeister (sprich: die Verwaltung) im Rahmen der gesetzlichen oder durch Ratsentscheidung begründeten Zuständigkeiten.
Der Vergabeausschuss hat also gewiss nicht die Befugnis, über Vorhaben zu entscheiden. Diese Entscheidung muss bereits getroffen worden sein, wenn sich der Vergabeausschuss mit der Frage zu beschäftigen hat, ob ein Auftrag vergeben werden soll. Diese Lage führt bei manchen zu der Auffassung, der Vergabeausschuss dürfe sich nur noch mit der Prüfung von Vergabeformalitäten befassen. Wäre dies richtig, hätte die Befugnis des Ausschusses keine Substanz. Die Übertragung substanzloser Zuständigkeit kann nicht Absicht des Rates gewesen sein. Die Substanz der vom Rat übertragenen Befugnis kann nur in dessen eigener, gesetzlich zugewiesenen Verantwortung gesucht werden. Hier aber kommt es darauf an, die Kontrolle über die Verwaltung auszuüben und sicherzustellen, dass sachlich richtige und wirtschaftlich zweckmäßige Entscheidungen getroffen werden. Daran hat der Vergabeausschuss seine Entscheidungen zu orientieren. Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Fragen, die der Vergabeausschuss zu prüfen und letztverantwortlich zu entscheiden hat. Dies unterbleibt häufig mit Hinweis auf das falsche Verständnis von der Beschränkung der Befugnis auf die Formalienprüfung.